در خصوص اضافه مساحت املاک، به طور مفصل در فصل مربوط به «تغییر وضعیت املاک» و این که کدام اضافه مساحت، مشمول ماده 149 قانون ثبت محسوب می شود و کدام نمی شود، توضیحات لازم داده خواهد شد. اما در مورد صلاحیت هیات نظارت راجع به ابهامات ادارات ثبت در رسیدگی به موضوع اضافه مساحت، باید به ارائه طریق مندرج در بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی توجه نمود. قسمتی از این بند، به ابهامات و تردیدهای ادارات ثبت در این باره پایان می دهد و اعلام می کند «چون بخشنامه ها و نظرات مختلف و متعدد در مورد نحوه اجرای ماده 149 قانون ثبت صادر گردیده، لذا به منظور رفع مشکل و تسهیل کار مراجعین و سهولت اتخاذ تصمیم برای کارکنان و مسئولین سازمان ثبت، پس از تلفیق کلیه نظرات و دستورات صادره در خصوص کیفیت اعمال ماده 149 قانون ثبت و اضافه مساحت املاک، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت باشد، طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذکور و ختم جریان پرونده، اقدام قانونی به عمل آورد و در صورتی که به تشخیص رئیس ثبت محل، موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت نباشد، بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه کامل امر و اظهار نظر صریح و منجز مراتب را به اداره کل ثبت منطقه متبوعه گزارش نماید. ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و کامل موضوع، چنانچه نظر ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص نداد، یعنی موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت دانست، نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود. ولی در نهایت، چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی های لازم، نظر ثبت محل تایید و موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت تشخیص نداد، در صورت لزوم می تواند در مورد اصلاح سند مالکیت با اظهار نظر صریح نسبت به گزارش ثبت محل، جریان را در هیات نظارت منطقه مطرح نماید.»
6) تبصره ماده 20 قانون ثبت الحاقی 1356، متضمن بخش دیگری از صلاحیت های هیات نظارت است. تبصره مذکور اعلام می دارد «در دعاوی اعتراض به حدود ملک مورد تقاضای ثبت واقع در محدوده قانونی شهرها که تا تاریخ تصویب این قانون مطرح شده است، هرگاه اعتراض از طرف غیرمجاور به عمل آمده باشد و همچنین در صورت استرداد دعوی به موجب سند رسمی یا اخذ سند مالکیت از طرف معترض با حدودی که در صورتمجلس تحدید حدود تعیین شده است، دادگاه در جلسه اداری فوق العاده، رسیدگی و حسب مورد، قرار رد یا سقوط دعوی را صادق خواهد کرد.
نسیت به اعتراضاتی که بعد از تصویب این قانون به عمل می آید، در صورتی که اعتراض از طرف غیرمجاور به عمل آید، یا معترضِ مجاور با حدود تعیین شده در صورتمجلس تحدید حدود، سند مالکیت بگیرد، یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف نظر کند، واحد ثبتی مربوطه نظر خود را در بی اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می نماید. معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور، به هیات نظارت شکایت نماید. رای هیات نظارت قطعی است. در صورتی که اقامتگاه معترض معلوم نباشد، نظر واحد ثبتی یک نوبت در روزنامه ای که برای آگهی های ثبتی تعیین شده، منتشر می گردد و معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ انتشار آگهی، به هیات نظارت شکایت نماید.»
مفاد تبصره ماده 20 قانون ثبت، حاوی نکته مهم دیگری نیز می باشد و آن نکته این است که قانونگذار با ردِ اعتراض معترضی که به موجب سند رسمی از اعتراض خود صرفنظر نموده و یا سند مالکیتی دریافت داشته است که با حدود مرقوم در صورتمجلس تحدیدِ حدودِ موردِ اعتراض، صادر شده و در نتیجه، به نحوی ضمنی از اعتراض خود انصراف حاصل نموده است، بر آن بوده است تا قدرتی اثباتی سند رسمی و البته سند مالکیت را نمایان تر سازد.
7) برابر ماده 20 آیین نامه حدود و وظایف و تشکیلات تهیه نقشه املاک به صورت کاداستر و مقررات اجرایی آن مصوب 1379 قوه قضاییه – موضوع تبصره 3 ماده 156 قانون ثبت اسناد و املاک – رسیدگی به اشتباهات و اعتراضات و اختلافات طبق ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، در هیات نظارت به عمل می آید و تعیین تکلیف می شود و طبق ماده 20 آیین نامه مزبور، رای هیات نظارت راجع به اختلافات و اعتراضات، در حدود مقررات قابل رسیدگی در شورای عالی ثبت است.
نکته مهم این است که به نظر می رسد صلاحیت هیات نظارت در ماده مزبور، فقط در مورد اشتباهات و اعتراضات و اختلافات راجع به حدود املاک باشد و اشتباهات و اعتراضات و اختلافات مربوط به درخواست ثبت املاک از شمول این ماده، خارج است و به نحوی که ملاحظه می شود، بر خلاف مورد مذکور در بند قبلی، رای هیات نظارت نظارت قابل شکایت و رسیدگی در شورای عالی ثبت است. با توجه به مفاد تبصره ذیل ماده 20 قانون ثبت و توضیحی که داده شد، این مهم، اعتبار و نیروی سند رسمی را که در تبصره اخیر الذکر مورد اشاره قرار گرفته است، بیشتر نشان می دهد.
8) طبق ماده 20 آیین نامه اجرایی قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت – اصلاحی 1381- به منظور رفع اشتباه بین و اصلاح سهو قلم درآراء هیات های حل اختلاف موضوع ماده 2 قانون که به مرحله اجرا درآمده باشند، هیات نظارت واجد صلاحیت رسیدگی دانسته شده است که در صورت لزوم با جلب نظر هیات حل اختلاف مربوطه مستقر در ثبت محل، اتخاذ تصمیم خواهد نمود.
9) بر مبنای ماده 8 آیین نامه اجرایی ماده 140 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1379 هیات وزیران نیز، هرگاه در آراء هیات هیات های موضوع بند 2 ماده 140 قانون مزبور که به مرحله اجراء درآمده اند، به علت سهو قلم مطلبی ساقط شده یا اشتباه بین رخ داده باشد، مراتب اشتباه به هیات نظارت گزارش خواهد شد تا نسبت به موضوع، رسیدگی و اتخاذ تصمیم کند.
در پایان این مبحث، اشاره به چند نکته مهم راجع به آراء هیات های نظارت ضرورت دارد: اول این که، برابر صدر تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت الحاقی 1351، آراء هیات های نظارت در موارد مذکور در بندهای 1 و 5 و 7 ماده مزبور، قطعی نیستند و بر اثر شکایت ذینفع، قابل تجدیدِ نظر در شورای عالی ثبت می باشند.
دوم این که، حتی قطعیت آراء هیات های نظارت در سایر موارد نیز مانع از این نمی شود که هرگاه آراء هیات ها، متناقض و یا بر خلاف قانون صادر شده باشند، رئیس سازمان ثبت کشور به منظور ایجاد وحدت رویه، موضوع را برای رسیدگی و اظهار نظر به شورای عالی ثبت ارجاع نماید. در چنین فرضی، اگر رای هیات نظارت به مرحله اجرا درنیامده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت، اقدام خواهد شد.
سوم این که، علاوه بر آنچه در نکته قبلی گفته شد، آراء قطعی هیات های نظارت قابل شکایت در دیوان عدالت اداری است. زیرا هیات نظارت، به رغم عضویت و حضور دو عضو قضایی در آن، همچنان از مراجع اداری است و آراء صادره از آن در زمره آراء مراجع قضایی محسوب نمی شود. بنابراین ، به استناد ماده 13 قانون دیوان عدالت اداری مصوب 1385، تصمیمات و آراء هیات های نظارت، قابل شکایت نزد دیوان عدالت می باشد. البته باید توجه داشت که رویه اداری و قضایی به این مهم تمایلی ندارد و مرجع رسیدگی به شکایت از آراء هیات نظارت را شورای عالی ثبت می داند.
چهارم این که، بر اساس ماده 2 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، جلسات هیات نظارت حداقل دوبار در هفته، در محل اداره کل ثبت استان تشکیل خواهد شد.
پنجم این که، طبق ماده 5 آیین نامه مذکور، رای هیات نظارت باید دارای مقدمه ای مشتمل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف باشد و به صورت منجز و مستدل و بدون قید و ابهام صادر شود و چنانچه به اتفاق آراء نباشد، نظر اقلیت در آن به طور مشروح و مستدل قید گردد. تاکید ماده مزبور بر معلق نبودن رای هیات نظارت به هر امر دیگر، قابل توجه است.
مبحث دهم-خصوصیات آرای هیات نظارت
همچنین برابر همان ماده، آراء هیات های نظارت باید مستند به مواد قانونی باشند و قطعیت و یا قابل تجدید نظر بودن آراء صادره