اداره ثبت بطلان سند مالکیت معارض را نسبت به مورد تعارض در ستون ملاحظات ثبت ملک قید و مراتب را به دارنده سند مذکور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد کرد.
قابل ذکر است که دارنده سند مالکیت مقدم قبل از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه حق انجام معامله را دارد، ولی دفاتر اسناد رسمی مکلفند در متن سند تنظیمی قید نمایند که نسبت به مورد سند مالکیت معارض صادر شده است و تا تعیین تکلیف نهایی به خریدار سند مالکیت جدید داده نخواهد شد ( و به همین ترتیب نسبت به انتقالات بعدی عمل خواهد شد).
بدیهی است دارنده سند مالکیت موخر تا تعیین تکلیف نهایی در مراجع قضایی حق انجام هیچگونه معامله را نسبت به مورد تعارض ندارد لیکن واگذاری حقوق متصوره به دیگری بلامانع می باشد.
بند شش – ششمین مورد صلاحیت هیات نظارت رسیدگی و رفع اشتباهی است که در جریان عملیات تفکیکی املاک رخ می دهد و به انتقال رسمی با ثبت دفتر املاک منتهی می گردد در این خصوص هیات نظارت در صورتی که رفع اشتباه به حقوق کسی خلل وارد نکند نسبت به رفع اشتباه اتخاذ تصمیم خواهد کرد و الا برای رفع اشتباه به ترتیب قانونی و مراجعه به دادگاه صالح به افراد اخطار صادر خواهد شد.
بند هفت – هفتمین مورد از موارد صلاحیت هیات نظارت رفع اشکال و اشتباه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین می باشد. بدیهی است این تصمیم تا آنجایی مجاز خواهد بود که نسبت به ماهیت حقوق افراد خلل ایجاد نکند و الا به دارنده سند و ذینفع جهت مراجعه به دادگاه و رفع اشکال قضایی اخطار خواهد شد. بالاخره مطابق بند 8 ماده 25 در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی ثبتی نظریه رییس اداره ثبت مربوط در هیات نظارت استان قابل اعتراض می باشد.
بند هشت – مورد اخیر وظایف هیات نظارت، رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی است که بر عهده هیات موصوف است.
در انتهای این گفتار یادآور می گردد که:
1. محل تشکیل جلسات هیات نظارت در اداره ثبت استان و جلسات آن حداقل دو بار در هفته تشکیل خواهد شد. (ماده 2 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض در هیات نظارت).
2. مفاد آراء هیات نظارت باید به ترتیب صدور با ذکر شماره و تاریخ در دفتر ثبت آراء هیات نظارت قید و به امضای صادر کنندگان برسد.
3. رای هیات نظارت دارای مقدمه ای مشتمل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف بوده و بایستی منجز و مستدل و بدو قید و شرط و ابهام صادر شود و چنانچه به اتفاق آراء نباشد، نظر اقلیت به طور مشروح و مستدل در آن قید گردد.
4. آراء صادره باید مستند به قانون بوده و در آن صریحاً قید شود که رای قطعی است یا قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت است.
مبحث دوم – مفهوم شورای عالی ثبت
یکی دیگر از مراجع اداری رسیدگی به مسایل و اشتباهات و اختلافات ثبتی شورای عالی ثبت است. طبق ماده 25 مکرر اصلاحی قانون ثبت، شورای عالی ثبت فقط مرجع تجدیدنظر نسبت به آراء هیات نظارت خواهد بود که دارای دو شعبه به شرح زیر است:
1. شعبه مربوط به املاک 2. شعبه مربوط به اسناد
طبقه تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت: ((آراء هیات نظارت فقط در مورد بندهای 1، 5، 7 مذکور در ماده 25 بر اثر شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواهد بود ولی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آراء هیات های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می نماید و در صورتی که رای هیات نظارت به موقع اجرا گذاشته نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت به موقع اجرا گذارده می شود و در مورد ایجاد وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیاتهای نظارت لازم الاتباع خواهد بود.)) با توجه به مقررات مذکور و نیز مطالبی که در گفتار مربوط به هیات نظارت گفته شد، نکات زیر در خور توجه است:
1. تصمیمات هیات نظارت (جز در مورد بندهای 1، 5 و 7) پس از مهلت 20 روز از تاریخ الصاق در تابلوی اعلانات ثبت محل برای اطلاع ذینفع قطعی است و در شورای عالی ثبت قابل تجدیدنظر نمی باشد.
2. وصول شکایت از ناحیه ذینفع چنانچه قبل از اجرای رای باشد، اجرای رای را موقوف می نماید و رسیدگی و تعیین تکلیف با شورای عالی ثبت خواهد بود. هرگاه شورای عالی ثبت در تجدید رسیدگی رای هیات نظارت را تایید نماید، عملیات اجرائی تعقیب می گردد.
3. در هر مورد که نسبت به آراء مذکور در بندهای 1، 5 و 7 ماده 25 اصلاحی قبل از اجرای رای اعتراض شود، ثبت محل پرونده ثبتی را با کلیه سوابق به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال خواهد داشت.
4. به طور کلی رسیدگی های هیات نظارت واجد جنبه ترافعی نبوده و در حد رفع اشتباه و رفع اشکال و تشخیص صحت و سقم اقدامات و وجود و تحقق تعارض خلاصه می گردد و به همین جهت می توان تصمیمات هیات نظارت را شبه قضایی تلقی کرد.
5. شورای عالی ثبت علاوه بر صلاحیت تجدیدنظر در آراء هیات نظارت در مواردی هم که بنا به ارجاع مدیر کل ثبت، آراء هیات های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد به منظور ایجاد وحدت رویه رسیدگی کرده و اتخاذ تصمیم خواهد کرد. در خصوص این قبیل آراء شورای عالی ثبت، چنانچه رای هیات نظارت به موقع اجراء گذارده نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت اقدام خواهد شد. نکته قابل توجه این است که تصمیمات شورای عالی ثبت که در مقام وحدت رویه اتخاذ گردیده است، در موارد مشابه برای هیات های نظارت لازم الاتباع خواهد بود. در پایان متذکر می گردد:
1. هر یک از شعب مذکور از 3 نفر که دو نفر از قضات دیوانعالی کشور به انتخاب رئیس قوه قضاییه و مسئول قسمت املاک در شعبه املاک و مسئول قسمت اسناد در شعبه اسناد تشکیل می گردد بنابراین بر خلاف هیات های نظارت که در هر یک از ادارات کل مناطق ثبتی تشکیل و نتیجتاً دارای شعب متعدد است، شورای عالی ثبت فقط دارای دو شعبه بوده که هر دو شعبه در تهران تشکیل می شوند.
2. جلسات شورای عالی ثبت حداقل هفته ای یکبار در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشکیل می شود.
مبحث سوم- شناسایی کلی مقررات ثبتی
برای شناخت حقوق ثبت باید مراتب زیر را مورد توجه قرار داد:
1. حقوق ثبت حقوق ماهیتی نیست بدین معنی که در این رشته حقوقی مفاهیم حقوقی توضیح داده نمی شود. مبانی و مفاهیم حقوقی را می باید در حقوق مدنی جستجو کرد، به این اعتبار حقوق ثبت را می توان از جمله مقررات شکلی و مرتبط با ساختار سازمان ثبت تعریف کرده و مورد شناسایی قرار داد.
2. حقوق ثبت علیرغم وابستگی مفهومی به حقوق مدنی، از حیطه مقررات حقوق خصوصی خارج بوده و مجموع مقررات آنرا می توان در زمره حقوق عمومی دسته بندی و طبقه بندی کرد.
3. ساختار تشکیلاتی سازمان ثبت و بالتبع آن دفاتر اسناد رسمی ویژگی خاصی برای مقررات ثبتی ایجاد کرده است که می توان در مجموع آنرا از جمله مقررات آمره تلقی کرده و همراه با آمریت، مرتبط با نظم عمومی دانست.
4. بدیهی است مقرراتی که با نظم عمومی مرتبط گردد نظارت و دخالت دولت در چگونگی اعمال و اجرا آن بصورت مستقیم و قاطع ظاهر می گردد.
5. نظارت و مداخله دولت در اعمال و اجراء مقررات ثبتی ایجاب می نماید که کارمندان و کارگزاران دولت اعم از شاغلین وزارتخانه ها و سازمان های دولتی و یا شرکت ها و نهادهای وابسته به دولت و نیز مسئولین تشکیلات مرتبط با حقوق عمومی مثل شهرداری ها نسبت به قوانین و مقررات ثبتی آگاهی و شناخت نسبی داشته و بنا به مورد از عدول و نادیده گرفته شدن مقررات مذکور پرهیز کرده و به اعتبار آمره بودن آن در حسن اجرای قوانین مذکور مسئول باشند. در این مورد می توان به مواد 92، 93 و 95 همان قانون اشاره کرد که از جمله مقرراتی محسوب می شوند که مامورین قضایی و اداری و سایر قوای دولتی مکلف به شناخت و اجرای آن می باشند. با مقدمات مذکور نتایج زیر استنتاج می گردد:
الف. تعریف مبانی حقوقی عقود و قراردادها از حیطه قوانین ثبتی خارج بوده و در قلمرو مقررات حقوق مدنی است.
ب. مفهوم حقوقی سند و شناسایی ارزش و اعتبار آن و تقسیم