اسناد رسمی به عادی قابل اجراء و ذمه ای و شرطی – رهنی و … و نیز مفهوم معاملات قطعی – شرطی با حق استرداد (تبصره یک ماده 33 قانون ثبت) را باید در مبانی حقوق مدنی بدست آورده و با توجه به این دو نتیجه ارتباط بنیادی قوانین ثبتی با مقررات قانونی مدنی آشکار می گردد.
مبحث چهارم-شمول وظایف هیات نظارت
اکنون به یکی از تاثیرگذارترین نهادهای قانونی کشور در زمینه حقوق ثبت می رسیم. اما در این مبحث، پیش از هر مطلب باید توجه داشت که:
اولاً، هیات نظارت بر خلاف مراجع دیگر ثبتی که گفته شد و همچنین بر خلاف شورای عالی ثبت که بعداً به آن پرداخته می شود، یک مرجع کشوری نیست و با توجه به مقررات کنونی، حوزه وظایف و اختیارات آن، صرفاً شامل امور ثبتی ادارات تابعه همان اداره کل ثبت می شود که هیات نظارت در آن اداره کل تشکیل می گردد. اما به لحاظ اهمیت و نقش بسیار تاثیرگذار این نهاد از یک طرف و پیوستگی مرجع مذکور با شورای عالی ثبت از طرف دیگر، ضرورت دارد همراه با شورای عالی ثبت که مرجعی کلان و در سطح کشوری است، مورد بررسی قرار گیرد و بیشتر شناخته شود.
ثانیاً، تا قبل از دی ماه 1351 که قانون ثبت مورد اصلاحات کلی قرار گرفت و برخی مواد و تبصره ها به آن الحاق شد، فقط یک هیات نظارت در پایتخت برای کلیه ادارات ثبت سراسر کشور وجود داشته است. لازم به ذکر است که پس از تصویب قانون ثبت در سال 1310، ماده 25 قانون مزبور در سال 1317 اصلاح شد و به موجب بند 2 ماده 25 اصلاحی مقرر گردید هیات نظارت به اشتباهات ثبتی رسیدگی نماید. به این ترتیب کلیه وظایف و اختیاراتی که بعدها با تشکیل هیات های نظارت ثبت استان ها به آنها واگذار شد، تا دی ماه 1351 صرفاً در صلاحیت یک هیات نظارت قرار داشت و چون به غیر از هیات مزبور، هیات نظارت دیگری وجود نداشت، در واقع هیات نظارت یک مرجع کشوری به شمار می آمد و از این حیث با شورای عالی ثبت، دارای وجه اشتراک بود. بنابراین، تا دی ماه 1351، هر جا سخن از هیات نظارت شود، منظور همان یگانه هیات نظارت مستقر در سازمان ثبت کشور است.
اما مواد 6 و 25 قانون ثبت – اصلاحی های 1351- حاوی مقرره هایی بسیار حائز اهمیت هستند و اِعمال مفاد این دو ماده، قطعاً مستلزم دقت فراوان است. زیرا به موجب این مقرره ها، برخی از آنچه که ماهیتاً در زمره اعمال قضایی است، به مرجع اداری واگذار شده است. ماده 6 قانون ثبت در این باره مقرر می دارد «برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک، در مقر هر دادگاه استان، هیاتی به نام هیات نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکیل می شود. هیات مزبور به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می نماید. برای هیات یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد» در بند (غ) ماده 1 آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب 1387 نیز، راجع به هیات نظارت آمده است «هیاتی است مرکب از مدیر کل ثبت استان یا قائم مقام او و دو نفر از قضات دادگاه تجدید نظر به انتخاب رئیس قوه قضاییه که به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می نماید.»
بنابراین، با عنایت به بند مذکور، چند نکته در مورد ماده 6 قانون ثبت، قابل توجه است:
1) پست سازمانی به عنوان رئیس ثبت استان، دیگر وجود ندارد و مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان، جانشین آن شده است. ضمن آن که، منظور از کارمند ثبت مرکز استان به عنوان عضو علی البدل نیز، کارمند اداره کل ثبت استان می باشد.
2) مقر دادگاه استان، مرکز استان است. بنابراین، محل تشکیل هیات نظارت صرفاً مرکز استان است و در نتیجه، به تعداد استان های کشور، هیات های نظارت موجودیت پیدا می کنند.
3) منظور از قضات دادگاه استان، قضات دادگاه های تجدیدنظر استان است و به نظر می رسد همین امر در مورد عضو قضایی علی البدل نیز صادق باشد.
4) بر اساس مقررات کنونی، انتخاب و نصب قضات مذکور و عضو علی البدل، در صلاحیت رئیس قوه قضاییه است و وزیر دادگستری در این مورد اختیاری ندارد.
5) ماده 6 قانون ثبت، در این خصوص که اگر عضو علی البدل هیات نظارت از کارمندان اداره کل ثبت استان تعیین شود، آیا می توان جلسات هیات نظارت را با یک عضو قضایی و دو عضو ثبتی تشکیل داد و آیا جلسات مذکور رسمیت دارد، ساکت است. برخی از نویسندگان قائل به حفظ ترکیب اصلی هستند و معتقدند جلسات هیات باید با حضور دو عضو قضایی و یک عضو ثبتی تشکیل شود.
با این حال، به نظر می رسد نظریه موصوف، به رغم صورت پسندیده ای که دارد و در ظاهر با اصول نیز مطالبقت می نمایدف اما مصداق اجتهاد در مقابل نص باشد. زیرا واژه (یا) در تعیین یکی از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت توسط رئیس قوه قضاییه، افاده معنی بدلیت و تخییر می کند و تردیدها را در این باره منتفی می سازد و راه را بر این گونه تفاسیر می بندد. پس، باید قائل شد که جلسات هیات نظارت با حضور یک عضو قضایی و دو عضو ثبتی که یکی از آنها علی البدل است، قانوناً و اصولاً رسمیت دارد و تصمیمات آن نیز معتبر می باشد. هر چند که رویه معمول، به تشکیل جلسه هیات نظارت با حفظ ترکیب اصلی تمایل دارد و عرف اداری نیز حکایت از نهادینه شدن این امر می کند.
6) اگر چه بر اساس ماده 6 قانون ثبت، قلمرو صلاحیت محلی هیات نظارت، حوزه قضایی استان ذکر شده است، اما باید توجه داشت که حداقل در وضعیت کنونی، رویه معمول از صلاحیت هیات نظارت هر استان بر مبنای حوزه ثبتی آن – و نه حوزه قضایی – حکایت می کند.
7) اقدام قانونگذار در اعطای صلاحیت به هیات نظارت به منظور رسیدگی به اشتباهات ثبتی، ستودنی است. حقوق ثبت، میدان تخصص هاست و چه کسی را می توان یافت که از کارشناسان ثبت به اشتباهات ثبتی و اصلاح آنها، آشناتر باشد؟ اما به طور قطع، اشتباه از اختلاف، متفاوت است. رسیدگی به اختلافات، مقوله دیگری است که سپردن آن به مرجع اداری به شدت متزلزل و محل تردید است و راه انتقاد از قانونگذار را باز می گذارد. واگذاری اختلاف به مرجع اداری و انتظار سامان یافتن آن، نه تنها اختلافی را سامان نمی دهد که خود بر درگیری ها و پریشانی ها می افزاید و رسیدگی های قضایی در امر اختلافات را بیهوده می سازد.
پس، به نظر می رسد در این بخش از اختیارات هیات نظارت، باید راه احتیاط پیمود و از ورود به حوزه صلاحیت های مرجع قضایی اجتناب کرد که جز افزایش اختلافات و دعاوی نتیجه ای ندارد. حکم شماره 834 مورخ 20/7/1330 شعبه اول دیوان عالی کشور در این باره قابل توجه است که می گوید «اگر اداره ثبت، پرونده را به عنوان تقاضای ثبت بیش از سهام واقعی، مطابق ماده 128 آیین نامه قانون ثبت مصوب 1317 به دادگاه بخش بفرستد و حکم قضیه نیز از دادگاه مزبور صادر گردد، در این صورت فسخ حکم مزبور در دادگاه شهرستان به عنوان عدم صلاحیت دادگاه بخش و صلاحیت شورای عالی ثبت ( به استناد ماده 25 قانون ثبت) صحیح نخواهد بود»
مبحث پنجم-محققین ثبت
در مواد 3 و 4 و 5 قانون ثبت مصوب 1310، کارشناسانی به منظور رفع اختلافات و اعتراضات ناشی از تقاضای ثبت املاک، تحت عنوان «محققین ثبت» پیش بینی شده بودند که با تصویب قانون آیین دادرسی مدنی در سال 1318 و لزوم رسیدگی به اختلافات و دعاوی در دادگاه های دادگستری، مواد مزبور عملاً منسوخ شدند. این مقرره ها، به ترتیب اعلام می داشتند:
ماده 3 «در هر اداره یا دایره ثبتف به تناسب توسعه آنف یک یا چند نفر محقق ثبت برای رفع اختلافات و اعتراضات ناشی از تقاضای ثبت املاک، معین خواهد شد.»
ماده 4 « انتخاب محققین ثبت از بین مستخدمین وزارت عدلیه، مطابق نظامنامه ای که وزارت عدلیه تنظیم خواهد نمود، به عمل می آید.»
ماده 5 «حدود صلاحیت و طرز رسیدگی محققین ثبت، به موجب نظامنامه معین خواهد شد. در مواردی که رای محقق ثبت قابل استیناف است، محکمه بدایت مرجع استینافی خواهد بود و رسیدگی تمیزیِ حکمِ محکمه