با استناد به آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک – مصوب 1317 وزیر دادگستری با اصلاحات بعدی- [ماده اصلاحی 1380] تعداد دفاتر به 12 دفتر رسیده است.
لازم به یادآوری است که «نظامنامه» قبلاً به جای «آیین نامه» استعمال می‌شد. و آیین‌نامه، عبارت از مقرراتی است که برای تسهیل اجرای قانون و تشریح آن توسط مرجعی که در قانون پیش بینی شده است، وضع می‌شود.
اولین نظامنامه قانون ثبت اسناد و املاک – مصوب 1310- در 16 فروردین 1311 تصویب شد.
مواد 1 الی 4 آیین نامه قانون ثبت، ضمن بیان تعداد دفاتر موصوف، طرز تنظیم و نگهداری آنها را نیز بیان می‌نماید.
تعداد و نام دفاتر :
هر اداره یا دایره ثبت اسناد و املاک، دارای دفاتر زیر است:
1) دفتر املاک
2) دفتر نماینده املاک
3) دفتر املاک توقیف شده
4) دفتر ثبت موقوفات
5) دفتر گواهی امضاء
6) دفتر سپرده‌ها
7) دفتر توزیع اظهارنامه
8) دفتر املاک مجهول المالک
9) دفتر ثبت شرکتها
10) دفتر اسناد رسمی
11) دفتر ثبت قنوات
12) دفتر آمار و ثبت اظهارنامه‌ها. (ماده 1 آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک)
در تبصره ماده مذکور ، دفتر املاک ـ بند 1 ـ و دفتر ثبت قنوات ـ بند 11 ـ در مرکز و کلیه شهرستانها ، یک نسخه خواهد بود و در موقع مقتضی با فراهم شدن امکانات ، از مندرجات دفاتر مزبور ، میکروفیلم یا اسکن ، تهیه و به مراکز ارسال می گردد .
«دفتر املاک»، مهم‌ترین دفتر موجود در اداره ثبت اسناد و املاک است که مستقیماً با حقوق افراد مرتبط است.
بند اول-ترتیب تنظیم دفاتر :
-کلیه دفاتر نام برده در ماده 1، باید مجلد بوده و به استثناء دفتر توزیع اظهارنامه –بند 7 ماده 1- و دفتر املاک مجهول المالک- بند 8 ماده 1- بقیه دفاتر باید تمام صفحات آن را در بدو امر، دادستان شهرستانِ محل یا نماینده او، شماره گذاشته و امضاء کرده و به مهر دادسرا، مهر شده و مجموع عده صفحات را در صفحه‌ اول و آخر دفتر با تمام حروف، ذکر و قید کند. (ماده 2 آیین‌نامه قانون ثبت اسناد و املاک)
-برای ثبت املاک هر بخش، یک دفتر املاک، تخصیص و برای ثبت هر شماره مستقل، مجموعاً سه صفحه و به جهت ثبت هر شماره از املاک مزروعی، علاوه بر گنجایش مقدار ثبت، لااقل سه صفحه سفید، برای انتقالات بعدی آن، منظور خواهد شد. (ماده 3 آیین نامه مذکور)
در صورتی که یک دفتر املاک برای یک بخش، کافی نباشد بنا به پیشنهاد «مدیر کل ثبت استان» و تصویب «سازمان ثبت اسناد و املاک کشور» بخش مذکور به دو یا چند ناحیه تقسیم و برای هر ناحیه، یک دفتر املاک تخصیص می‌یابد. در این صورت هر ناحیه به نواحی دیگر محدود و حد فاصل آنها اعم از خیابان اصلی یا آثار طبیعی در صورتجلسه‌ای به امضاء مدیر کل و رئیس ثبت محل، قید می‌گردد. (تبصره ماده 3، آیین نامه مذکور)
-دفاتر نامبرده در ماده 1، مادام که صفحه سفید دارد، مورد عمل و پس از اتمام آن، مسئول دفتر باید تعداد شماره‌های ثبت را در آخر دفتر قید و بسته امضاء نماید. (ماده 4، آیین نامه مذکور)
-در ثبت اعیانی املاک مزروعی برای هر شماره دو صفجه دفتر املاک کافی است و در صورتی که ارزش آن کمتر از هزار ریال باشد برگ‌های مخصوصی که تنظیم شده صادر می‌گردد. (ماده 116، آیین‌نامه مذکور)

بند دوم-مراجعه به دفاتر ثبت :
مراجعه به دفاتر املاک، برای اشخاص ذینفع، مطابق مقررات نظامنامه وزارت عدلیه [دادگستری] جایز است.
بند سوم- صلاحیت ماموران ثبت و دفاتر اسناد رسمی :
-مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی، جز در محل ماموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه کنند، اقدامات آنها در خارج از آن محل، اثر قانونی ندارد. (ماده 2 قانون ثبت)
یعنی ثبت سندی توسط سردفتر یا مسئول دفتر اسناد رسمی در حوزه خودش در موردی که موضوع آن خارج از حوزه او است- صرفاً در مورد «ثبت اسناد» مجز است، ولی املاک منحصراً در اداره ثبت محل وقوع ملک باید ثبت شوند و ثبت آنها در غیر محل، اثری ندارد.
همچنین متصدیان دفاتر اسناد رسمی و نیز ازدواج و طلاق، می‌توانند در حوزه ماموریت دفتر خود- نه خارج از حوزه خود- به ثبت اسناد مربوط به املاکی که در خارج از حوزه ماموریت آنها واقع است، و نیز نسبت به وقایع ازدواج و طلاق اشخاصی خارج از حوزه دفترشان، اما در حوزه ثبتی خود اقدام کنند.
برای مثال اگر سندی توسط مامور ثبت یا سردفتر اسناد رسمی قزوین در مشهد تنظیم گردد، فاقد اعتبار و اثر قانونی است؛ اما اگر سردفتر اسناد رسمی یا مسئول دفتر اسناد رسمی قزوین در حوزه خودش سندی را ثبت کند که موضوع آن خارج از حوزه او است، مثلاً معامله‌ای را نسبت به منزلی که در مشهد واقع است ثبت کند، این سند دارای اعتبار قانونی خواهد بود، زیرا ملاک صلاحیت، تنظیم سند در حوزه ماموریت است، نه وقوع مورد معامله و موضوع سند در آن حوزه؛ و این امر به منظور حال متعاملین و تسهیل انجام و ثبت معاملات در نظر گرفته شده است.
از آنجا که تمام کارهایی که توسط مدیران یا کارمندان ثبت، انجام می‌شود باید دارای امضا آنها باشد، برای شناسایی امضاء آنها، ماده 162 آیین‌نامه قانون ثبت املاک، مقرر داشته است: «مدیران ثبت و هر یک از نمایندگان و کارمندانی که دخالت در کار ثبت املاک دارند باید در ابتدای تصدی، دو برگه نمونه برگ‌های مخصوصی که تهیه شده است، نمونه [امضاء] نموده و به اداره ثبت تسلیم دارند تا هر یک برگ در ثبت محل باقی مانده و دیگری به «اداره کل ثبت» [در تشکیلات فعلی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] فرستاده شود.
مبحث دوم-عملیات مقدماتی ثبت عمومی :
عملیات مذکور، در اصطلاح به کلیه اقداماتی گفته می‌شود که پس از انجام دادن و پایان یافتن آنها، اداره ثبت، آمادگی صدور سند مالکیت را دارد. (جعفری لنگرودی ، 1348، ج 3: 613)
قانون گذار برای آنکه ملکی به نام صاحب آن در دفتر املاک، ثبت و براساس آن، سند مالکیت صادرگردد، انجام یک سلسله عملیات مقدماتی را لازم دانسته که باید این اقدامات، یکی پس از دیگری با دقت انجام شود. (هاشمی، 1381: 51)
اقدامات در این راستا، ذیلاً اشاره می‌شود:
1) انتشار آگهی ثبت عمومی، (ماده 9 قانون ثبت)
2) انتشار آگهی مقدماتی، (ماده 10 قانون ثبت)
3) اقدام به نصب پلاک و شماره گذاری، (ماده 5 آیین نامه قانون ثبت و مواد بعدی آن)
4) توزیع اظهارنامه (مواد 6 و 7 آیین نامه قانون ثبت و مواد بعدی آن)
5) دریافت اظهارنامه (تقاضای ثبت)، (ماده 11 قانون ثبت)
6) انتشار آگهی نوبتی، (ماده 11 قانون ثبت)
7) انتشار آگهی تحدیدی، (ماده 14 قانون ثبت)
8) عملیات تحدید حدود، (مود 14 و 15 قانون ثبت)
9) چنانچه در جریان عملیات مقدماتی، اشتباهاتی رخ داده باشد، باید قبل از ثبت ملک در دفتر املاک، نسبت به تصحیح و رفع اشتباهات نیز اقدام شود؛ (موضوع مواد 6 و 25 قانون ثبت) و همچنین اگر احتمالاً اعتراضی در مهلت‌های مقرر، نسبت به ملک مورد درخواست ثبت شده باشد، باید در مراجع قضائی نسبت به آنها رسیدگی شده و حکم نهایی صادر گردد.
منظور از «اتمام عملیات مقدماتی» مذکور در ماده 21 قانون ثبت که منجر به ثبت وضعیت ملک در دفتر املاک خواهد شد، نه فقط انجام 8 مورد فوق الذکر است – و قانون گذار انجام آنها را حسب مورد به عنوان عملیات مقدماتی به عهده ادارات ثبت و یا متقاضی، محول کرده است- بلکه مشمول تعیین تکلیف نهایی اعتراضاتی که احتمالاً به ملک مورد درخواست ثبت شده و همچنین تصحیح و رفع اشتباهاتی که در جریان عملیاتی مقدماتی ثبت، رخ داده است نیز می‌گردد. لذا ادارات ثبت باید تا اظهارنظر نهایی مراجع قضائی نسبت به موارد اعتراض و تصحیح و رفع اشتباه در عملیات مقدماتی از ثبت ملک در دفتر املاک خودداری کنند. (همان)

انواع آگهی‌های ثبتی [به اجمال]
آگهی ثبت عمومی (ماده 9 قانون ثبت) اولین آگهی است در موقعی که اداره ثبت، قطعه یا بخشی را برای ثبت عمومی در نظر می گیرد، که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک، یک مرتبه در یک روزنامه کثیرالانتشار آگهی می‌شود. حدود چهارگانه شمال، شرق، جنوب و غرب هر قطعه یا بخش که معمولاً در روستاها حدود طبیعی مثل کوه، رودخانه و جاده؛ و در شهرها خیابان و کوچه را در نظر می‌گیرند. در این آگهی قید می‌گردد که اداره ثبت از فلان تاریخ، آگهی مذکور در ماده 10 را منتشر خواهد کرد و از همان روز به نصب پلاک یا شماره گذاری و توزیع اظهارنامه، اقدام خواهد شد.
آگهی ثبت مقدماتی (ماده 10 قانون ثبت) ماده 10 قانون ثبت: «قبل از اقدام به ثبت عمومی املاک هر ناحیه، حدود ناحیه مزبور و اینکه املاک واقع در آن ناحیه باید به ثبت برسد و به وسیله اعلان در جراید به اطلاع عموم خواهد رسید. اعلام مزبور، در ظرف 30 روز، 3 مرتبه منتشر می‌شود. این آگهی اصطلاحاً آگهی مقدماتی گویند.
آگهی نوبتی (ماده 11 قانون ثبت) آگهی نوبتی، همان آگهی موضوع ماده 11 قانون ثبت است که در این آگهی، «اداره ثبت» مکلف است تا 90 روز پس از انتشار اولین آگهی، صورت کلیه اشخاصی را که اظهارنامه داده‌اند با نوع ملک و شماره‌ای که از طرف اداره ثبت برای هر ملک، معین شده در روزنامه آگهی کند. این آگهی، تا 60 روز، فقط در دو نوبت به فاصله 30 روز منتشر خواهد شد. حقوق ارتفاقی در آگهی‌های نوبتی ذکر نمی‌شود.
*مهمترین آگهی ثبتی است.
آگهی تحدیدی (ماده 14 قانون ثبت) آگهی تحدید حدود، لااقل 20 روز قبل از تحدید حدود، یک مرتبه در جراید، منتشر می‌شود. به علاوه طبق نظام نامه (آیین نامه) وزارت عدلیه (دادگستری) در محل نیز اعلان منتشر خواهد شد. آگهی تحدید حدود، پس از نشر اولین آگهی نوبتی، منتشر خواهد شد. اگر تقاضا کننده در موقع تحدید حدود، خود یا نماینده‌اش حاضر نباشد، ملک موردتقاضا با حدود اظهار شده از طرف مجاورین، تحدید خواهد شد. هرگاه مجاورین نیز در موقع تحدید حدود حاضر نشوند و به این جهت حدود ملک تعیین نگردد، اعلان تحدید حدود نسبت به آن ملک تجدید می‌شود و اگر برای مرتبه دوم نیز تقاضا کننده و مجاورین هیچ یک حاضر نشوند و تحدید حدود ملک به عمل نپاید، حق الثبت ملک، دو برابر اخذ خواهد شد.

ذکر چند نکته در اینجا ضروری به نظر می رسد :
اول- آگهی‌های ثبتی در یکی از جراید حوزه ثبتی و یا نزدیک آن مرکز منتشر می‌گردد.
(ماده 52 آیین نامه ح.ث)
دوم- «آگهی تحدید اختصاصی» ذیل آگهی تحدیدی مطرح می‌گردد؛ بدین توضیح که چنانچه تحدید حدود ملک که اداره ثبت آن را آگهی کرده به لحاظ عدم حضور مالک یا نمانده وی تعطیل شود، به درخواست و هزینه مالک، آگهی تحدید اختصاصی منتشر می‌شود.
سوم- آگهی تحدید حدود عمومی براساس ترتیب شماره پلاک ثبتی تهیه و منتشر می‌شود. (ماده 14 ق.ث)
تقسیم حوزه ثبت به چند ناحیه، و انتشار آگهی ثبت عمومی و تهیه وسائل و مقدمات و توزیع اظهارنامه:
بر طبق ماده 9 قانون ثبت 1310- در نقاطی که «اداره ثبت» موجود است، از تاریخ اجرا آن قانون –اول فروردین 1311- و در سایر نقاط پس از تشکیل «اداره یا دایره ثبت وزارت عدلیه» [سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] مکلف است حوزه هر اداره یا دایره ثبت را به چند ناحیه تقسیم کرده و به ثبت کلیه اموال غیر منقول واقعه در هر ناحیه اقدام کند. (شهری، همان: 23)
مبحث سوم-انتشار آگهی ثبت عمومی :
-برطبق مواد 5 و 63 آیین نامه ق.ث املاک- مصوب 1317- در موقعی که اداره ثبت، قطعه یا بخشی را برای ثبت عمومی در نظر می‌گیرد، باید پیش نویس آگهی موضوع ماده 9 ق.ث را در 6 نسخه، تهیه و برای امضاء و انتشار به اداره کل ثبت ( سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ) بفرستد و ضمن این مدت باید وسایل و مقدمات توزیع اظهارنامه را از انتشار آگهی ماده 10 در محل و تهیه پلاک از مرکز و غیره در نظر گرفته که در موقع مقرر بتواند نماینده در محل حاضر شده و تأخیری در کار پلاک کوبی و توزیع اظهارنامه نشود.
پس در اجرای ماده 9 ق.ث، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است که :
اولأ : حوزه ثبتی را به چند بخش تقسیم کند و در صورتی که بخش ها پهناور باشد هر یک از آنها را به چند قطعه تقسیم کند و با استناد به مواد 6 و 10 آیین نامه ق.ث ، برای سرعت جریان ثبت ، قطعات ثبت عمومی باید کوچک و با حدود طبیعی ـ مانند تپه ، کوه ، رودخانه و یا جاده در نظر گرفته شوند.
ثانیأ : آگهی ثبت عمومی یا آگهی ماده 9 ق.ث ، را منتشر کند. انتشار آگهی مذکور، هرچند در ماده 9 ذکر نشده ولی همانطور که گفته شده مواد 5 و 63 آیین نامه ـ مصوب 1317 ـ به آن تصریح نموده اند .
ثالثأ : در ضمن مدت بین ارسال پیش نویس آگهی ماده 9 به مرکز و انتشار آگهی ماده 10 ق.ث،اداره ثبت باید وسایل کار از قبیل تهیه دفتر توزیع اظهارنامه و تهیه و چاپ اظهارنامه و تهیه پلاک و وسایل نصب آن و غیره را در نظر بگیرد که در موقع مقرر ، نماینده ثبت بتواند در محل حاضر شده و به شماره گذاری و نصب پلاک و توزیع اظهارنامه اقدام نماید و تأخیری در آن حاصل نشود. ( همان )
ذکر چند نکته در ذیل ضروریست :
1ـ منظور از انتشار آگهی ثبت عمومی ( ماده 9 ق.ث ) این است که مالکان املاک واقع در محدوده ای که در آگهی ، مشخص گردیده است، مطلع شوند که اداره ثبت ، قصد به ثبت رسانده املاک آن ناحیه را دارد و در روز معین برای انجام این امر و شماره گذاری و توزیع اظهارنامه اقدام خواهد نمود.( هاشمی، منبع پیشین:54 )
2 ـ ماده 9 ق.ث، مقرر داشته ، حوزه هر