به مدارک، امر تحقیق محلی را لازم دانست، دستور رسیدگی صادر می‌نماید و به نحو قبلی با اخطار به طرفین، تحقیقات محلی انجام می‌گیرد. البته در این قسمت بررسی می‌شود که در حین تقاضای ثبت پلاک مزبور در تصرف مالکانه چه شخصی بوده و در حال حاضر در تصرف کیست. جریان به انضمام کلیه سوابق به هیات نظارت گزارش می‌شود و هیات ممکن است طبق بند یک از ماده 25 قانون ثبت درخواست ثبت را ابطال یا ادعا را مردود تشخیص دهد که به شرح قسمت قبل قابل تجدید نظر در شورای عالی ثبت می‌شود.
موضوع قابل توجه آن که ابطال درخواست ثبت که به دلیل عدم تصرف متقاضی که در حین تقاضای ثبت می‌باشد، لذا ممکن است غیر از سایر اشخاص خود متقاضی مجددا ملک مزبور را با ارائه مدارکی که حاکی از تصرف فعلی و مالکیت وی باشد، درخواست ثبت نماید. رأی صادره در ارتباط با بند مذکور قابل تجدید نظر در شورای عالی ثبت می‌باشد.
گفتار دوم: بند دو ماده 25 اصلاحی قانون ثبت
بند دوم: بند دو مربوط به اشتباهات رخ داده است در جریان مقدماتی ملک است که تا کنون ملک ثبت دفتر املاک نشده است هر گاه در جریان مقدماتی اشتباه موثری واقع شود هیات نظارت آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه در آن تاثیر داشته را ابطال و جریان ثبت را تجدید یا تکمیل و یا اصلاح می‌نماید. اگر در مندرجات اظهار نامه از لحاظ مشخصات ملک و یا متقاضی ثبت اشتباهی شده باشد، مانند اینکه در شماره بخش، پلاک اصلی، پلاک فرعی، نوع ملک و مساحت و نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، محل صدور آن، نام پدر و تابعیت اشتباه شده باشد و یا قسمتی از مشخصات مزبور از قلم افتاده باشد، اصلاح و تکمیل این موارد با هیات نظارت است و همچنین اگر بر اثر اشتباهات فوق در آگهی‌های نوبتی و یا تحدیدی اشتباهی به وقوع پیوسته و یا این صرفا اشتباهی در آگهی‌های نوبتی یا تحدیدی حدود پیش آمده باشد، هیات نظارت آن را بررسی می‌کند و ممکن است اشتباه را موثر تشخیص ندهد و یا به عکس تصمیمی به تجدید عملیات بگیرد که بستگی به نوع و اهمیت اشتباه دارد. بایددقت شود که این بند مشمول املاکی است که ثبت دفتر املاک نگردیده اند، در صورتی هیات نظارت رأی بر تجدید آگهی نوبتی صادر نماید، آگهی مزبور فقط یک نوبت انتشار می‌یابد و مدت اعتراض به آن 30 روز است. رای صادره بر این اساس قطعی است.
گفتار سوم: بند سه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت
این بند در رابطه با املاکی می‌باشد که ثبت دفتر املاک نگردیده است که بر اثر عدم توجه و دقت نویسنده هنگام ثبت ملک یا ثبت انتقالات در دفتر املاک و تحریر سند مالکیت اشتباهی رخ داده و در واقع این اشتباه قلمی است و یا اینکه ثبت دفتر املاک مخالف یا مغایر با سند رسمی یا حکم نهایی دادگاه باشد. بدیهی است که اشتباه قبل از امضاء و تکمیل ثبت دفتر املاک را مامور مربوطه توضیح می‌دهد و نیازی به طرح موضوع در هیات نظارت نمی‌باشد، ولی چنانچه ثبت دفتر املاک تکمیل گردیده و بعدا وقوع اشتباه مشخص شود و یا مغایرت آن با اسناد رسمی و یا حکم نهایی خوابگاه معلوم گردد، در این صورت باید موضوع در هیات نظارت به عمل آید. رأی صادره بر اساس این بند قطعی است.
گفتار چهارم: بند چهار ماده 25 اصلاحی قانون ثبت
در این بند مشابه بند دوم عمل می‌گردد با این تفاوت که در این بند ملک ثبت دفتر املاک شده، دیگر به اشتباهات آگهی‌های نوبتی و تحدید حدود رسیدگی نمی‌شود. هر گاه هیات نظارت تشخیص دهد که حین عملیات مقدماتی ثبت ملک، در مشخصات ملک، شماره پلاک، بخش، مقدار، نوع، حدود، متراژ، مساحت و حقوق ارتفاعی مندرج در تحدید حدود اشتباهی رخ داده و با همین اشتباه ملک ثبت دفتر املاک شده، رأی به اصلاح صادر می‌نماید و چنانچه تشخیص دهد که با اصلاح آن به حقوق دیگران خللی وارد می‌شود به شخص ذی نفع اخطار می‌کند که می‌تواند از طریق مراجع قضایی اقدام نماید و اصلاح و رفع اشکال بر حسب حکم نهایی دادگاه به عمل آید. رأی صادره بر اساس این بند قطعی است بعضا مشاهده می‌شود که قبل از طرح موضوع در هیات نظارت، دادخواست اصلاح حدود به دادگاه تقدیم می‌گردد و با عنایت به اینکه موضوع در صلاحیت هیات نظارت می‌باشد، دادگاه قرار عدم صلاحیت به صلاحیت هیات نظارت صادر می‌نماید. لذا باید توجه داشت در اینگونه موارد ابتدا درخواست اصلاح حدود، احتمال تضییع حق وجود دارد طبق قسمت اخیر بند مذکور به ذی نفع اخطار می‌شود تا از طریق مراجع قضایی اقدام نماید و مدعی باید هنگام تنظیم دادخواست تصمیم مزبور را ضمینه اوراق مربوطه نماید.
گفتار پنجم: بند پنج ماده 25 اصلاحی قانون ثبت
این بند مخصوص استاد مالکیت معارض است و تنها موردی است که سند مالکیت بدون حکم دادگاه ابطال می‌گردد. سند مالکیت معارض سندی است که نسبت به یک ملک خواه تمام آن یا قسمتی از آن و خواه حدود یا حقوق ارتفاقی یک بار به نام شخصی ثبت دفتر املاک شده باشد، مجددا به نام دیگری ثبت دفتر املاک شود سند مالکیت ثبت موخر را سند مالکیت معارض می‌نامند. سند مالکیت مقدم الصدور تا زمانی که طبف حکم نهایی دادگاه ابطال نشده معتبر است و اقداماتی که در این رابطه به عمل می‌آید به شرح زیر است:
1- ادارات ثبت به محض اطلاع از صدور سند مالکیت و معارض مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه ی تابعه با قید مشخصات سند مالکیت معارض (موخرالصدور) و سند مالکیت مقدم الصدور بخش نامه و ابلاغ می‌نماید.
2- جریان صدور سند مالکیت معاض را با تهیه رنگ‌های مختلف که در آن تعارض مشخص باشد از طریق اداره کل ثبت استان به هیات نظارت گزارش می‌شود.
3- در صورتی که در گزارش و مدارک بررسی شده ابهاماتی باشد، هیات نظارت قرار رفع نقص صادر کرده و پس از تکمیل پرونده مبادرت به صدور رأی می‌نماید. رأی هیات نظارت قابل تجدید نظر در شورای عای ثبت است.
4- در صورتی که رأی بر تعارض صادر و به مرحله قطعیت برسد به دارنده سند مالکیت معارض اختیار داده می‌شود که ظرف مدت دو ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه و ضمن طرح دعوا اخذ نماید.
5- در صورتی که دارنده سند مالکیت معارض گواهی طرح دعوا را در مدت مقرر تسلیم نکرد و دارنده سند مالکیت مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوا از طرف دارنده سند مالکیت معارض را تسلیم نمود، ثبت محل ابطال سند مالکیت معارض در ستون ملاحظات ثبت ملک قید می‌نماید.
پس از ابطال سند مالکیت معارض مراتب به دارنده آن و دفاتر اسناد رسمی بخش نامه می‌گردد. فرق این بخششنامه با بخشنام قبل این است که در بخشنامه اول سند به عنوان سند مالکیت معارض معرفی می‌شود تا دفاتر از انجام معامله با آن تا اطلاع بعدی خودداری نمایند و در مرحله دوم اعلام می‌گردد که سند مالکیت معارض باطل است و دیگر اعتباری ندارد.
گفتار ششم: نکاتی در مورد اسناد مالکیت معارض
دارنده سند مالکیت مقدم قبل از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه می‌تواند نسبت به موضوع سند مالکیت معامله انجام دهد ولی در متن سند قید می‌شود که نسبت به مورد معامله، سند مالکیت معارض صادر شده و مادامی که تکلیف نهایی طبق این قانون معلوم نشده، به خریدار سند مالکیت جدید داده نخواهد شد و همین حکم در مورد انتقالات بعدی جاری است.
دارنده سند مالکیت معارض تا زمانی که تکلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده باشد حق هیچگونه معامله نسبت به آن ملک را ندارد. دارنده سند مالکیت معارض می‌تواند حقوق متصوره خود را انتقال دهد و در واقع حقوقی که تصور می‌شود حقوق مربوط به اقدامات در ارتباط با موضوع از جمله طرح دعوا در مراجع قضایی است.
دادگاه بدون توجه به تاریخ ثبت و صدور سند مالکیت به واقعیت موضوع بر اساس مدارک ابراز رسیدگی می‌کند و سند مالکیتی را که جریان ثبتی آن بر طبق قانون و مقررات صحیحاً انجام شده تعین حکمو ابطال سند دیگر را اعلام و ابلاغ می‌نماید (تبصره ماده 5 لایحه قانونی اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض)
صدور سند مالکیت معارض در واقع به هدف حقوق ثبت لطمه می‌زند و اسناد مالکیت را متزلزل می‌نماید، بدین جهت قانون گذار برای این موضوع اهمیت خاصی قائل شده و با تعیین مجازات