آیین نامه قانون ثبت به ندرت یافت می شود، اما قابل توجه است که در حال حاضر تکلیف هیات نظارت در مورد این گونه املاک و این که چه تصمیمی باید اتخاذ نماید، معلوم نیست و این مهم، از موارد نقض آیین نامه قانون ثبت به نظر می رسد.
2) به استناد تبصره 1 ماده 59 آیین نامه قانون ثبت الحاقی 1328 ، تجدید آگهی های نوبتی که تحت عنوان آگهی های اصلاحی منتشر می شوند، فقط طبق دستور هیات نظارت صورت می گیرد. بند 384 مجموعه بخشنامه های ثبتی، مقررات مذکور را تکمیل می نماید و اعلام می دارد «چون مبدا اعتراض به تقاضای ثبت از تاریخ اولین آگهی نوبتی است، لذا چنانچه ادارات ثبت بعد از نشر اولین آگهی نوبتی با اشتباهی برخورد نمایند، دستور تصحیح در نوبت های بعدی صحیح نبوده و در رفع اشتباه نیز بی اثر است. در این قبیل پرونده ها با تهیه گزارش، نظر هیات نظارت را جلب کنید.»
3) به موجب ماده 2 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض، «در کلیه مواردی که هیات نظارت طبق بند 2 از ماده 25 اصلاحی سال 1317 قانون ثبت یا به موجب این قانون به اشتباهات رسیدگی می نماید، می تواند با تهیه فهرستی از نوع اشتباهات که به نظر هیات موثر تشخیص گردیده، دستور رفع اشتباه و اصلاح ثبت ملک یا اجرای شقوق 5 و 6 و 7 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت را به روسای ثبتی که مقتضی بداند، بدهد.»
قبل از پرداختن به لایحه قانونی مزبور، این توضیح لازم است که پس از تصویب قانون ثبت در سال 1310، ماده 25 قانون مزبور بدواً در سال 1317 اصلاح شده و به موجب بند 2 ماده مزبور مقرر گردیده است هیات نظارت به اشتباهات ثبتی رسیدگی کند و همان طور که قبلاً نیز اشاره شد کلیه وظایف و اختیاراتی که بعدها با تشکیل هیات های نظارت ثبت استان ها به آنها واگذار گردید، تا دی ماه سال 1351 صرفاً در صلاحیت یک هیات نظارت قرار داشته است. بنابراین، منظور از هیات نظارت تا دی ماه سال 1351، همان یگانه هیات نظارت مستقر در سازمان ثبت است.
به هر حال، بر مبنای ماده 2 لایحه قانونی مزبور، دامنه اختیارات هیات نظارت وسعت یافت و هیات نظارت مستقر در سازمان ثبت مجاز شد تا فهرستی از اشتباهات موثر ثبتی تهیه کند و طبق آن، دستور رفع اشتباه و اصلاح ثبت ملک را به ادارات ثبت بدهد. با تشکیل هیات های نظارت ثبت استان ها، از دی ماه سال 1351 و به موجب ماده 10 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، هیات های نظارت اجازه یافتند تا در حدود فهرست اشتباهات موثر و غیر موثری که قبلاً از طرف هیات نظارت سابق تهیه و ابلاغ شده بود، اختیارات لازم را به ادارات ثبت جهت رفع اشتباه و انجام اصلاح واگذار کنند.
اما گام مهمتر این بود که هیات های نظارت به منظور تسریع در کار و ایجاد وحدت رویه، مکلف شدند تا بر طبق اختیار حاصل از ماده 2 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض، فهرستی از اشتباهات موثر و غیر موثر ثبتی تهیه و به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال کنند. در همین راستا، هیات نظارت منطقه مرکزی با توجه به اختیار مزبور، موارد جدیدی از «اشتباهات موثر و غیر موثر در آگهی های نوبتی و تحدیدی» و همچنین «اشتباهات در عملیات ثبتی» و «اشتباهات در املاک ثبت شده» و دیگر «امور متفرقه» را تعیین نمود که در جلسه مورخ 24 اسفند ماه 1353 به تصویب شورای عالی ثبت رسید و جهت اجراء به ادارات ثبت کشور ابلاغ شد. این اختیارات، بعدها با تدوین مجموعه بخشنامه های ثبتی در سال 1365 با عنوان «تفویض اختیار هیات نظارت به روسای واحدهای ثبتی» در بند 387 مجموعه مزبور، پیش بینی شد. گفتنی است که مصوبه مذکور، هر چند از آثار شورای عالی ثبت است، اما به لحاظ این که اختیارات تفویض شده، در زمره صلاحیت های ذاتی هیات های نظارت محسوب می شوند، بنابراین به نظر می رسد جای طرح آن در این مبحث باشد که توضیح داده شد. با این همه، به این مقدار بسنده می کنیم و نظر به اهمیت موضوع، در مباحثی جداگانه، اشتباهات در عملیات ثبتی شامل: اشتباه در عملیات قبول تقاضای ثبت، قبول تقاضای ثبت معارض و قبول تقاضای ثبت مکرر، اشتباه در عملیات تحدید حدود و مانند آن ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد و همچنین در مباحثی دیگر به اشتباهات در املاک ثبت شده، شامل: اشتباه در ثبت دفتر املاک، اشتباه در سند مالکیت و نظیر آنها و نیز به بررسی اختیارات تفویضی در مورد اشتباهات ثبتی و چگونگی اصلاح آنها، خواهیم پرداخت.
4) ماده 146 قانون ثبت الحاقی 1351، در خصوص بخش دیگری از وظایف و اختیارات هیات نظارت چنین مقرر می دارد «در مورد املاکی که قبل از اجرای این قانون، قسمتی به طور مشاع و قسمتی به طور مفروز درخواست ثبت شده و قسمت مفروز در تصورف بلامنازع متقاضی ثبت یا قائم مقام او باشد، موضوع در هیات نظارت طرح و طبق تشخیص هیات مزبور، درخواست ثبت مفروز ابقاء و اظهارنامه سهام مشاعی با تفکیک قسمت های مفروز اصلاح می شود و عملیات ثبت قسمت های مشاع و مفروز، بدون احتیاج به تجدید آگهی های نوبتی ادامه می یابد. در مورد املاکی که قبل از اجرای این قانون، به سهام مشاعی درخواست ثبت شده، ولی عملاً تمام یا قسمتی از ملک به صورت مفروز در تصرف بلامنازع تمام یا بعضی از متقاضیان ثبت یا قائم مقام قانونی آنان درآمده باشد، در صورت تقاضای هر یک از متقاضیان، موضوع در هیات نظارت طرح و بر طبق تشخیص و رای هیات مزبور، درخواست های ثبت سهامی مشاعی که به صورت مفروز در تصرف بلامنازع متقاضی ثبت یا ایادی متلقای از او باشد، به صورت و با حدود مفروز اصلاح و قسمت های مفروز از اصل ملک تفکیک و اظهارنامه سایر متقاضیان ثبت مشاعی، اصلاح می شود و عملیات ثبت درخواست هایی که به صورت مشاع باقی می ماند، بدون احتیاج به تجدید آگهی های نوبتی ادامه می یابد و جریان ثبت قسمت های مفروز با انتشار آگهی های نوبتی شروع می گردد.
درخواست احاله کار به هیات نظارت بر طبق این ماده فقط تا سه سال از تاریخ اجرای این درخواست های ثبت سهام مشاعی، منتهی به ثبت دفتر املاک نشده باشد و موضوع نیز مسبوق به طرح و رسیدگی در مراجع قضایی نباشد.»
چنان که پیدا است، ماده 146 قانون ثبت از پیچیدگی خاصی برخوردار است و منفک نمودن تقاضاهای ثبت مشاع و مفروز به شرحی که در بخش پایانی ماده آمده، نیازمند امعان نظر و رسیدگی دقیق قضایی است و به این دلیل قانونگذار در مورد وظایف و اختیارات هیات نظارت، قیدهایی قائل شده است که عبارتند از:
اولاً، رسیدگی هیات نظارت در خصوص درخواست های ثبت مورد اشاره ، فقط تا سه سال از تاریخ اجرای قانون، مجاز دانسته شده است. به بیان دیگر، با توجه به تاریخ تصویب ماده 146 الحاقی که دی ماه 1351 بوده است، نتیجه گرفته می شود که صلاحیت هیات نظارت نسبت به درخواست های ثبت مذکور، در پایان سال 1354 منقضی شده است.
ثانیاً، صلاحیت هیات نظارت برای رسیدگی به موارد مذکور، صرفاً تا زمانی جایز اعلام شده است که هیچ یک از درخواست های ثبت سهام مشاعی، منتهی به ثبت در دفتر املاک نشده باشند.
ثالثاً، موضوع درخواست های ثبت مذکور در ماده 146 الحاقی، مبسوق به طرح و رسیدگی در مراجع قضایی نباشد. همان گونه که ملاحظه می شود، بخش اخیر ماده به خوبی مبین عدم صلاحیت هیات نظارت در ورود اختلافات و رسیدگی به آنهاست.
5) یکی دیگر از موارد صلاحیت هیات نظارت، راجع به اضافه مساحت هایی است که از مصادیق ماده 149 قانون ثبت الحاقی 1351 محسوب نمی شوند و در نتیجه، ادارات ثبت در عمل به وظیفه قانونی با ابهام و تردید و بلاتکلیفی مواجه می گردند. ماده مزبور مقرر می دارد «نسبت به ملکی که با مساحت معین مورد معامله قرار گرفته باشد و بعداً معلوم شود اضافه مساحت دارد، ذینفع می تواند قیمت اضافی را بر اساس ارزش مندرج در اولین سند انتقال و سایر هزینه های قانونی معامله، به صندوق ثبت تودیع و تقاضای اصلاح سند خود را بنماید. در صورتی که اضافه مساحت، در محدوده سند مالکیت بوده و به مجاورین تجاوزی نشده و در عین حال بین مالک و خریدار نسبت به اضافه مذکور قراری داده نشده باشد، اداره ثبت سند را اصلاح و