تلقی می شوند یا خیر، اعلام داشته است «اجاره نامه های عادی که در سازمان های دولتی با افراد تنظیم می شود، مشمول مقررات ماده 1287 قانون مدنی نبوده و در حکم اسناد عادی اجاره می باشد. زیرا تنظیم سند اجاره، جزء وظایف اداری محسوب نمی شود.»
مبحث هشتم- دستور اصلاح ثبت دفتر املاک یا سند مالکیت
بنابراین، در هر دو مورد، چنانچه هیات نظارت پس از رسیدگی، یکی از موارد ذیل را احراز کند، دستور اصلاح ثبت دفتر املاک یا سند مالکیت را – بر حسب مورد – صادر خواهد نمود:
الف: وقوع اشتباه قلمی در ثبت دفتر املاک یا سند مالکیت.
ب: وقوع اشتباه قلمی در ثبت و اِخبار نقل و انتقالات بعدی در دفتر املاک.
پ: مخالفت یا مغایرت ثبت دفتر املاک با سند رسمی تنظیمی در دفترخانه.
ت: مخالفت یا مغایرت ثبت دفتر املاک حکم نهایی دادگاه.
برای نمونه، موردی که ممکن است مشمول بند 3 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت شود، آن گاه روی می دهد که پس از تنظیم صورتمجلس تفکیکی و ارسال رونوشت آن به دفترخانه اسناد رسمی، یک واحد آپارتمان به انضمام یک باب انباری یا یک باب پارکینگ و یا هر دو، مورد نقل و انتقال رسمی قرار می گیرد و در زمان ثبت ملک در دفتر املاک و تحریر سند مالکیت، انباری یا پارکینگ در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک از قلم می افتد. در چنین فرضی، اصلاح و رفع نقص آسان است و با دستور هیات نظارت اقدام مقتضی صورت می پذیرد. زیرا انتقال انباری یا پارکینگ ، موضوع سند رسمی واقع شده است و بر اساس بند 3 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، اصلاح سند مالکیت یا ثبت دفتر املاک و رفع نقص، بی اشکال می نماید.
لیکن دشواری ها زمانی روی می دهد که با وضع موصوف، مالک در صدد انتقال ملک مزبور برآید. در این صورت، دفترخانه اسناد رسمی با توجه به مدارک مالکیت فروشنده، به ویژه بنچاق و خلاصه معامله و احراز مغایرت مفاد آنها با سند مالکیت، یا موضوع از قلم افتادگی موصوف را به اداره ثبت محل اطلاع دهد تا وفق مقررات نسبت به اصلاح آن اقدام شود. اما دشواری بیشتر، زمانی است که دفترخانه نیز متوجه اشتباه نشود و با همان وضع مبادرت به تنظیم سند انتقال کند و به تبع سند مالکیت، در سند رسمی انتقال نیز از قلم افتادگی موصوف ادامه یابد و ملک حتی مورد انتقالات دیگری نیز قرار گیرد که البته در بروز اشکال مذکور و حل آن بی تاثیر است. پرسش این است که در چنین فرضی چه باید کرد و راه حل کدام است؟
به نظر می رسد در چنین فرضی، سه راه حل قابل بررسی باشد:
اول آن که، مالک فعلی آپارتمان به آخرین مالک رسمی انباری یا پارکینگِ از قلم افتاده، مراجعه نماید و با تنظیم سند رسمی انتقال در دفترخانه، انباری یا پارکینگ رسماً به او منتقل شود و او رسماً مالک انباری یا پارکینگ مذکور گردد تا شرایط رفع نقص و اصلاح سند مالکیت و ثبت دفتر املاک فراهم آید.
دوم آن که، در صورت عدم دسترسی مالک فعلی آپارتمان به آخرین مالک انباری یا پارکینگ از قلم افتاده، به نظر می رسد هیات نظارت با استنباط از مندرجات سند انتقال و در صورتی که مفاد آن کاشف از انتقال ضمنی انباری یا پارکینگ از قلم افتاده باشد، بتواند دستور اصلاح را صادر نماید. زیرا بر مبنای ماده 356 قانون مدنی «هر چیزی که بر حسب عرف و عادت، جزء یا از توابع مبیع شمرده شود یا قرائن دلالت بر دخول آن در مبیع نماید، داخل در بیع و متعلق به مشتری است، اگر چه در عقد صریحاً ذکر نشده باشد و اگر چه متعاملین جاهل بر عرف باشند.» آنچه مسلم است، این است که انباری یا پارکینگ، عرفاً از توابع آپارتمان محسوب می شود و می تواند ماده 225 قانون مدنی قرار گیرد که می گوید «متعارف بودن امری در عرف و عادت، بطوری که عقد بدون تصریح هم منصرف به آن باشد، به منزله ذکر در عقد است.» لازم به ذکر است که رویه معمول هیات های نظارت و نیز عرف اداری ، از تمایل به اتخاذ چنین تصمیماتی حکایت نمی کند وهیات های مزبور از صدور آرایی از این دست، اجتناب می کنند.
سوم آن که، در صورت عدم دسترسی مالک فعلی آپارتمان به آخرین مالک رسمی انباری یا پارکینگ از قلم افتاده و عدم امکان اتخاذ تصمیم از سوی هیات نظارت به منظور انجام اصلاح سند مالکیت و ثبت دفتر املاک، مالک به دادگاه مراجعه کند. البته موردی که توضیح داده شد، صرفاً یک مثال است و چه بسا که در عمل، موارد دیگری روی دهد که هر یک بنا به وضعیت خاص خود، مستلزم بررسی راه حل های دیگر و اتخاذ راه حل مناسب باشد.
4) بند 4 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، راجع به اختیارات هیات نظارت در مورد اشتباهاتی است که در جریان مقدماتی ثبت ملک روی می دهد. به عبارت دیگر، صلاحیت هیات نظارت در این بند، مربوط به اشتباهاتیث است که در مرحله قبل تقاضای ثبت روی داده و بر اساس آن اشتباه، ملک در دفتر املاک، ثبت شده و سند مالکیت نیز صادر گردیده است. مشروط بر این که اشتباه مزبور، حتی در زمان ثبت ملک در دفتر املاک نیز مورد توجه قرار نگرفته باشد و اداره ثبت محل، بعداً نسبت به وقوع آن آگاه شود. در واقع، مقررات بند 4 ماده 25 اصلاحی، مقررات بند 2 ماده مزبور را تکمیل می کند. با این تفاوت که چون ملک ثبت دفتر املاک شده است، رسیدگی به صحت یا سقم آگهی های نوبتی و تحدیدی، بی وجه است و موضعیت ندارد.
پس، هرگاه هیات نظارت احراز نماید که در هر یک از عملیات مقدماتی ثبت ملک، اشتباهی روی داده و با همان اشتباه، ملک ثبت دفتر املاک شده است، رای به اصلاح صادر می کند. اما باید توجه داشت که صلاحیت هیات نظارت در رسیدگی به اشتباهات مذکور در بند 4 ماده 25 قانون ثبت و نیز صدور دستور اصلاح، فقط در صورتی است که اصلاح مورد نظر به حق هیچ شخصی خلل نرساند. در غیر این صورت، هیات نظارت فاقد صلاحیت است و صرفاً به ذینفع اخطار می شود که به منظور پیگیری خواسته خود به دادگاه مراجعه نماید و اداره ثبت محل نیز دستور اصلاح و رفع اشتباه را فقط پس از تعیین تکلیف نهایی در مرجع قضایی صادر خواهد کرد. بدیهی است هر ذینفع که به ترتیب موصوف به دادگاه مراجعه می کند، باید اخطار هیات نظارت را نیز که متضمن صلاحیت دادگاه است، ضمیمه دادخواست خود نماید.
5) بند 5 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت حائز اهمیت فوق العاده ای است و شاید به تعبیری مهمترین بند ماده مذکور محسوب شود. زیرا بر اساس این بند، رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت – به طور کلی یا جزیی – به هیات نظارت واگذار شده است. خواه تعارض، نسبت به اصل ملک و خواه نسبت به حدود آن و خواه نسبت به حقوق ارتفاقی مربوط به آن باشد. پس، واقعیت این است که تعارض موضوع بند 5 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، برخلاف ظاهر آن، صرفاً راجع به تعارضات مربوط به اسناد مالکیت نیست و تعارضات مربوط به املاک را نیز شامل می شود. نتیجه آشکاری که از این مهم به دست می آید، این است که موضوع تعارض در اسناد مالکیت با موضوع تعارض املاک، به نحو اجتناب ناپذیری ملازمه دارد.
گفتنی است که بر اساس ماده 1 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، اداره ثبت محل مکلف است به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معارض – اعم از این که نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد – فوراً به موضوع رسیدگی و مراتب را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نماید و گزارش کار را نیز به نحو کامل و جامع و بدون ابهام به اداره کل ثبت استان جهت طرح در جلسه هیات نظارت ارسال کند و دفاتر اسناد رسمی نیز به محض وصول بخشنامه اداره ثبت محل، مکلف هستند طبق ماده 5 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض، از انجام هر گونه معامله نسبت به سند مالکیت موخر جداً خودداری کنند و صرفاً مجاز به تنظیم سند رسمی متضمن انتقال حقوق فرضی دارنده سند مالکیت موخر می باشند. در غیر این صورت، چنانچه دفترخانه با وجود اخطار اداره ثبت، مبادرت به ثبت معامله نسبت به سند مالکیت موخر نماید، سردفتر مربوطه به استناد بخش اخیر ماده 6 لایحه قانونی مزبور، به انفصال ابد از شغل سردفتری محکوم خواهد شد.
لازم به ذکر است که علاوه بر محکومیت سردفتران خاطی به انفصال باد، سایر متصدیان و