متبادر می شود، این است که اگر اشتباه فقط در خصوص یکی از قطعات تفکیکی رخ دهد و قطعه مذکور مورد انتقال قرار نگرفته و یا ثبت دفتر املاک نشده باشد، اما سایر قطعات منتقل و یا ثبت دفتر املاک شده باشند و ضمناً اصلاح اشتباه مخل حق دیگری نباشد، تکلیف چیست و آیا اداره ثبت محل می تواند راساً به موضوع رسیدگی کند و یا این که باید خود را فاقد صلاحیت بداند و از رسیدگی و اصلاح اشتباه مورد نظر اجتناب ورزد و موضوع را به هیات نظارت واگذار نماید؟
با توجه به نحوه نگارش بند 6 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، به نظر می رسد اداره ثبت محل، فاقد صلاحیت است. زیرا اگر اشتباه، ناشی از اشتباه در مستندات و مبانی ثبت ملک و یا بر اثر عدم توجه متصدیان امر تفکیک باشد، باز هم بند 17 ماده 3 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، تکلیف را مشخص و اعلام می کند «در هر موردکه در عملیات تفکیکی مذکور در بند 6 از ماده 25 اصلاحی قانون ثبت اشتباهی رخ دهد، باید حدود اولیه در گزارش هیات نظارت قید و رونوشت صورتمجلس تفکیکی و نقشه که در آن، اشتباه نمایان شده باشد، ارسال گردد.» در واقع، صدر بند 17 ماده 3 آیین نامه اجرایی که متضمن لزوم ارسال گزارش راجع به وقوع هر اشتباه در عملیات تفکیکی است، تردیدها را منتفی می سازد و اصلاح هر اشتباهی در این زمینه را منوط به ارسال گزارش و کسب تکلیف می داند.
7) بند 7 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، ناظر به رسیدگی در مورد اشکال و اشتباه در طرز تنظیم اسناد و مطابقت مفاد آنها با قوانین و مقررات و نیز صدور دستور لازم به منظور رفع اشکال و اشتباه از طرف هیات نظارت است. همان گونه که قبلاً نیز گفته شد، اسناد موضوع این بند، منحصراً اسناد رسمی تنظیمی توسط دفاتر اسناد رسمی است و منصرف از سایر اسناد اعم از سند عادی و یا سند رسمی در مفهوم عام آن می باشد. اما حقوق موضوع این بند، ضمن این که ممکن است مربوط به مال غیرمنقول نباشد و اموال منقول را نیز شامل شود، امکان دارد در شمار اسناد مربوط به قراردادهای غیر مالی نظیر عقد نکاح یا صلح حقوق معنوی باشد. به بیان دیگر، حقوق موضوع اسناد مورد نظر در بند مزبور، صرفاً حقوق مالی نیستند.
در نتیجه، دایره شمول 7 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، وسیع تر از محدوده حقوق ثبت املاک است و بسیاری از حقوق دیگر را که موضوع اسناد رسمی قرار می گیرند، شامل می شود. قسمت اول بند 18 ماده 3 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض تاکید می کند که هرگاه در تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین، اشکال یا اشتباهی پیش آید، باید ضمن ارسال رونوشت سند مورد نظر و ذکر صریح موارد اشکال یا اشتباه، موضوع به اداره کل ثبت استان گزارش شود تا مراتب در صورت اقتضاء و برای تکلیف به هیات نظارت گزارش گردد. ضمناً نباید از نظر دور داشت که بر مبنای دستور مقرر در بخش پایانی همان بند، چنانچه دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم سند با اشکال و یا ابهام مواجه شوند، مرجع رفع اشکال یا ابهام، اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت کشور خواهد بود.
8) بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، مبین صلاحیت هیات نظارت در رسیدگی به اعتراضات و شکایات اشخاص – اعم از حقیقی و حقوقی – نسبت به نظریه رئیس اداره ثبت محل در مورد عملیات اجرایی مربوط به اجرای مفاد اسناد رسمی و تخلفات و اشتباهات احتمالی است که در حین عملیات اجراء روی می دهد.
لازم به ذکر است که تا شهریور ماه 1387، هرگاه اقدامات اجرایی مورد اعتراض اشخاص ذینفع قرار می گرفت، رئیس اداره اجزاء در تهران و رئیس اداره ثبت در شهرستان ها، بر اساس ماده 229 آیین نامه سابق اجرای مفاد اسناد رسمی، به موضوع اعتراض رسیدگی و نظریه خود را صادر و به طرفین پرونده اجرای مفاد اسناد رسمی در سال 1387 توسط رئیس قوه قضاییه، در حال حاضر ماده 169 آیین نامه اخیر الذکر، جایگزین ماده 229 آیین نامه سابق اجراء شده است و اگر نسبت به عملیات اجرایی شکایتی واصل شود، به استناد مواد 169 و 170 آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی و بر اساس بند 19 ماده 3 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، اداره ثبت محل باید گزارش جامع و صریح و مشروح از جریان پرونده اجرایی و موضوع شکایت را تهیه کند و به انضمام رونوشت کامل یا تصویر اعتراض کتبی ذینفع نسبت به عملیات اجرایی و رونوشت کامل یا تصویر گزارش رئیس یا ممیز اجراء که مستند نظریه رئیس ثبت قرار گرفته است و همچنین رونوشت کامل یا تصویر نظریه رئیس اداره ثبت و رونوشت کامل یا توصیر اوراق مربوط به موضوع شکایت را به هیات نظارت ارسال نماید. ضمناً بر مبنای ماده 171 آیین نامه مزبور، اگر هیات نظارت نیازمند توضیحاتی از اجراء یا طرفین پرونده باشد، می تواند توضیحات لازم را بخواهد. به عبارت دیگر، در مورد بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، باید قائل شد که رسیدگی به اعتراض و شکایت به عملیات اجرایی، بدواً در صلاحیت رئیس اداره ثبت محل و سپس در صلاحیت هیات نظارت خواهد بود و نظریه مشورتی اداره حقوقی قوه قضاییه نیز به صراحت موید همین معنی است.
افزون بر این، به استناد بند 19 ماده 3 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض، هر گاه موضوع مورد اعتراض راجع به نحوه ابلاغ اجراییه باشد، باید رونوشتی از اجراییه و چنانچه موضوع شکایت مربوط به اشتباه در آگهی باشد، باید نسخه ای از آگهی و اگر مستند اعتراض برگی از سوابق پرونده باشد، باید رونوشت برگ مزبور نیز ضمیمه گزارش ارسالی گردد. بخش پایانی این بند نیز تصریح می نماید در صورتی که رسیدگی به اعتراض ه ای از آگهی و اگر مستند اعتراض برگی از سوابق پرونده باشد، باید رونوشت برگ مزبور نیز ضمیمه گزارش ارسالی گردد. بخش پایانی این بند نیز تصریح می نماید در صورتی که رسیدگی به اعتراض ه ای از آگهی و اگر مستند اعتراض برگی از سوابق پرونده باشد، باید رونوشت برگ مزبور نیز ضمیمه گزارش ارسالی گردد. بخش پایانی این بند نیز تصریح می نماید در صورتی که رسیدگی به اعتراض مستلزم ارسال پرونده به هیات نظارت باشد، باید ترتیبی اتخاذ شود تا در مدتی که پرونده در هیات نظارت مطرح رسیدگی است، عملیات اجرایی متوقف نشود.
نکته مهم در مورد بند 8 ماده 25 قانون ثبت، این است که چنانچه ذینفع نه فقط به عملیات اجرایی، بلکه اساساً به صدور اجراییه و به عبارت دیگر به صدور دستور اجرای سند رسمی معترض باشد، رسیدگی به شکایت وی، نه تنها در صلاحیت رئیس اداره ثبت محل نیست، بلکه هیات نظارت نیز صلاحیت ورود به موضوع را ندارد و مرجع ذیصلاح در این باره، صرفاً دادگاه است.
اما به رغم آنچه گفته شد و شامل صلاحیتهای عمده هیات نظارت بود که در بندهای هشت گانه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت آمده است، نباید تصور کرد اختیارات و ماموریت های هیات نظارت، منحصر به موارد مرقوم در این ماده است. واقعیت این است که صلاحیت های هیات نظارت، موارد دیگری را نیز شامل می شود که به این قرار است:
1) طبق ماده 16 آیین نامه قانون ثبت مصوب 1317، رسیدگی به پرونده های املاکی که در جریانِ ثبتِ عادی بدون قید حق اعیانی برای رعایا به ثبت رسیده است و بعداً رعایا در جریان ثبت عمومی به منظور تقاضای ثبت اعیان مذکور اظهارنامه ثبتی تسلیم نموده اند، در صلاحیت هیات نظارت به شمار آمده است. چنان که از متن ماده استنباط می شود، با توجه به سابقه درخواست ثبت این قبیل املاک بر اساس مقررات ثبت عادی و عدم لزوم اعمال مقررات ثبت عمومی نسبت به آنها، هیات نظارت از جهت رسیدگی و صدور رای مقتضی واجد صلاحیت دانسته شده است و چون به لحاظ سابقه قبول درخواست ثبت این قبیل املاک، تنظیم اظهارنامه ثبتی نسبت به اعیانی آنها وجه قانونی ندارد، بنابراین اعطای چنین صلاحیتی به هیات نظارت در رسیدگی به درخواست متقاضیان، موافق با اصول به نظر می آید. زیرا رسیدگی مورد نظر در ماده مزبور، از سنخ رسیدگی های قضایی نیست تا هیات نظارت نسبت به آن صالح محسوب نشود. بنابراین، باید توجه داشت که هر چند پس ا گذشت سالیان متمادی از تصویب و اجرای قانون ثبت و آیین نامه آن، در حال حاضر املاک موضوع ماده 16