پلاک ثبتی که در اظهارنامه صحیحاً قید شده و در آگهی اشتباه ثبت شده است.
اما موارد صلاحیت هیات نظارت بطور خلاصه عبارتند از:
بند یک – اختلاف در پذیرش درخواست ثبت افراد با اداره ثبت و یا اشتباه در پذیرش آن و یا وجود تزاحم و تعارض در تصرف اشخاص.
بند دو – تشخیص نوع اشتباهات (به این معنی که از نوع موثر است یا غیرموثر) در جریان مقدمات ثبت املاک.
بند سه – وقوع اشتباهات قلمی در موقع ثبت ملک یا انتقالات بعدی و یا مغایرت ثبت دفاتر املاک با سند رسمی با حکم نهایی دادگاه . (شایان ذکر است در این مورد هم هیات نظارت پس از رسیدگی و احراز اشتباه ، دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صادر می نماید).
بند چهار- وقوع اشتباه قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی که در موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته است، در این مورد چنانچه رفع اشتباه به حقوق کسی خلل وارد نکند، هیات نظارت دستور رفع اشتباه را و اصلاح آنرا صادر می نماید و الا به ذینفع اخطار می کند که برای رفع اشتباه به دادگاه صالح مراجعه نماید و اداره ثبت دستور رفع اشتباه و اصلاح مورد را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر خواهد کرد.
بند پنج- در خصوص تشخیص وقوع تعارض در اسناد مالکیت، که می تواند با توجه به مقررات لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مصوب سال 1333 و اصلاحات بعدی سند مالکیت معارض بطور کلی نسبت به یک ملک یا بعض آن صادر شود، یا تعارض در حدود املاک مجاور یا حقوق ارفاقی صورت گرفته باشد. در خصوص وقوع تعارض موضوع در خور اهمیت این است که سند مالکیت ثبت مقدم تا موقعی که به موجب حکم نهایی دادگاه ابطال نشده است معتبر شناخته خواهد شد و سند مالکیت ثبت موخر تا زمانی که طبق حکم نهایی نسبت به صحت آن حکم اصدار نیافته سند معارض تلقی می شود.
ادارات ثبت مکلفند به محض آگاهی از صدور اسناد معارض مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوط کتباً اعلام کرده، و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیات نظارت ارسال نمایند. در این خصوص چنانچه بنا به تشخیص هیات نظارت و شورای عالی ثبت وقوع تعارض محرز تشخیص گردد به دارنده سند معارض (سند موخر) اخطار خواهد شد که ظرف مهلت دو ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه و گواهی طرح دعوی را در خصوص اثبات اصالت و اعتبار سند خود به اداره ثبت تسلیم نمایند. در غیر این صورت دارنده سند مالکیت مقدم می تواند با ارائه گواهی عدم طرح دعوی از مراجع صالح در مدت دو ماه مقرر مراتب را به اداره ثبت اعلام و اداره ثبت بطلان سند مالکیت معارض را نسبت به مورد تعارض در ستون ملاحظات ثبت ملک قید و مراتب را به دارنده سند مذکور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد کرد.
قابل ذکر است که دارنده سند مالکیت مقدم قبل از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه حق انجام معامله را دارد، ولی دفاتر اسناد رسمی مکلفند در متن سند تنظیمی قید نمایند که نسبت به مورد سند مالکیت معارض صادر شده است و تا تعیین تکلیف نهایی به خریدار سند مالکیت جدید داده نخواهد شد ( و به همین ترتیب نسبت به انتقالات بعدی عمل خواهد شد).
بدیهی است دارنده سند مالکیت موخر تا تعیین تکلیف نهایی در مراجع قضایی حق انجام هیچگونه معامله را نسبت به مورد تعارض ندارد لیکن واگذاری حقوق متصوره به دیگری بلامانع می باشد.
بند شش – ششمین مورد صلاحیت هیات نظارت رسیدگی و رفع اشتباهی است که در جریان عملیات تفکیکی املاک رخ می دهد و به انتقال رسمی با ثبت دفتر املاک منتهی می گردد در این خصوص هیات نظارت در صورتی که رفع اشتباه به حقوق کسی خلل وارد نکند نسبت به رفع اشتباه اتخاذ تصمیم خواهد کرد و الا برای رفع اشتباه به ترتیب قانونی و مراجعه به دادگاه صالح به افراد اخطار صادر خواهد شد.
بند هفت – هفتمین مورد از موارد صلاحیت هیات نظارت رفع اشکال و اشتباه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین می باشد. بدیهی است این تصمیم تا آنجایی مجاز خواهد بود که نسبت به ماهیت حقوق افراد خلل ایجاد نکند و الا به دارنده سند و ذینفع جهت مراجعه به دادگاه و رفع اشکال قضایی اخطار خواهد شد. بالاخره مطابق بند 8 ماده 25 در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی ثبتی نظریه رییس اداره ثبت مربوط در هیات نظارت استان قابل اعتراض می باشد.
بند هشت – مورد اخیر وظایف هیات نظارت، رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی است که بر عهده هیات موصوف است.
محل تشکیل جلسات هیات نظارت در اداره ثبت استان و جلسات آن حداقل دو بار در هفته تشکیل خواهد شد. (ماده 2 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض در هیات نظارت).
مفاد آراء هیات نظارت باید به ترتیب صدور با ذکر شماره و تاریخ در دفتر ثبت آراء هیات نظارت قید و به امضای صادر کنندگان برسد.
رای هیات نظارت دارای مقدمه ای مشتمل بر خلاصه جریان کار و بیان اشکال و موضوع اختلاف بوده و بایستی منجز و مستدل و بدو قید و شرط و ابهام صادر شود و چنانچه به اتفاق آراء نباشد، نظر اقلیت به طور مشروح و مستدل در آن قید گردد.
آراء صادره باید مستند به قانون بوده و در آن صریحاً قید شود که رای قطعی است یا قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت است.
یکی دیگر از مراجع اداری رسیدگی به مسایل و اشتباهات و اختلافات ثبتی شورای عالی ثبت است. طبق ماده 25 مکرر اصلاحی قانون ثبت، شورای عالی ثبت فقط مرجع تجدیدنظر نسبت به آراء هیات نظارت خواهد بود که دارای دو شعبه به شرح زیر است:
1. شعبه مربوط به املاک 2. شعبه مربوط به اسناد
طبقه تبصره 4 ماده 25 قانون ثبت: ((آراء هیات نظارت فقط در مورد بندهای 1، 5، 7 مذکور در ماده 25 بر اثر شکایت ذینفع قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواهد بود ولی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک به منظور ایجاد وحدت رویه در مواردی که آراء هیات های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر به شورای عالی ثبت ارجاع می نماید و در صورتی که رای هیات نظارت به موقع اجرا گذاشته نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت به موقع اجرا گذارده می شود و در مورد ایجاد وحدت رویه نظر شورای عالی ثبت برای هیاتهای نظارت لازم الاتباع خواهد بود.)) با توجه به مقررات مذکور و نیز مطالبی که در گفتار مربوط به هیات نظارت گفته شد، نکات زیر در خور توجه است:
تصمیمات هیات نظارت (جز در مورد بندهای 1، 5 و 7) پس از مهلت 20 روز از تاریخ الصاق در تابلوی اعلانات ثبت محل برای اطلاع ذینفع قطعی است و در شورای عالی ثبت قابل تجدیدنظر نمی باشد.
وصول شکایت از ناحیه ذینفع چنانچه قبل از اجرای رای باشد، اجرای رای را موقوف می نماید و رسیدگی و تعیین تکلیف با شورای عالی ثبت خواهد بود. هرگاه شورای عالی ثبت در تجدید رسیدگی رای هیات نظارت را تایید نماید، عملیات اجرائی تعقیب می گردد.
در هر مورد که نسبت به آراء مذکور در بندهای 1، 5 و 7 ماده 25 اصلاحی قبل از اجرای رای اعتراض شود، ثبت محل پرونده ثبتی را با کلیه سوابق به دبیرخانه شورای عالی ثبت ارسال خواهد داشت.
به طور کلی رسیدگی های هیات نظارت واجد جنبه ترافعی نبوده و در حد رفع اشتباه و رفع اشکال و تشخیص صحت و سقم اقدامات و وجود و تحقق تعارض خلاصه می گردد و به همین جهت می توان تصمیمات هیات نظارت را شبه قضایی تلقی کرد.
شورای عالی ثبت علاوه بر صلاحیت تجدیدنظر در آراء هیات نظارت در مواردی هم که بنا به ارجاع مدیر کل ثبت، آراء هیات های نظارت متناقض و یا خلاف قانون صادر شده باشد به منظور ایجاد وحدت رویه رسیدگی کرده و اتخاذ تصمیم خواهد کرد. در خصوص این قبیل آراء شورای عالی ثبت، چنانچه رای هیات نظارت به موقع اجراء گذارده نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت اقدام خواهد شد. نکته قابل توجه این است که تصمیمات شورای عالی ثبت که در مقام وحدت رویه اتخاذ گردیده است، در موارد مشابه برای هیات های نظارت لازم الاتباع خواهد بود. در پایان متذکر می گردد:
هر یک از شعب مذکور از 3 نفر که دو نفر از قضات دیوانعالی کشور به انتخاب