هیات نظارت است، مشروط بر این که رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.
7) هرگاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین، اشکال یا اشتباهی پیش آید، رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیات نظارت خواهد بود.
8) رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظریه رئیس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرایی، با هیات نظارت است.»
طبق تبصره 3 ماده مذکور الحاقی 1351، صلاحیت هیات نظارت در رسیدگی به موارد مذکور در بندهای 1 و 2 همان ماده، صرفاً تا زمانی است که ملک مورد نظر در دفتر املاک اداره ثبت، به ثبت نرسیده باشد. در غیر این صورت، هیات نظارت صالح به رسیدگی نیست و مرجع ذیصلاح، دادگاه محل وقوع ملک است. با این حال، به استناد تبصره 1 همان ماده الحاقی 1351، اگر هیات نظارت واجد صلاحیت باشد و پس از رسیدگی و تشخیص هیات مقرر گردد که آگهی های نوبتی تجدید شود، آگهی مزبور در یک نوبت منتشر می شود و بنا به اعلام تبصره 1 ماده 59 آیین نامه قانون ثبت الحاقی 1328، تحت ملک موضوع آن نیز، حداکثر سی روز از تاریخ انتشار آگهی مذکور خواهد بود. همچنین، طبق بند 370 مجموعه بخشنامه های ثبتی، «در مواردی که رای هیات نظارت تصریح بر تجدید آگهی های نوبتی داردف عملیات تحدیدی در صورتی تجدید خواهد شد که در رای هیات نظارت قید شده باشد و در غیر این صورت، تحدید حدود به قوت خود باقی است.»
بر اساس آنچه گفته شد، بندهای ماده 25 اصلاحی قانون ثبت را می توان به شرح ذیل، تحلیل نمود:
1) بند 1 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت در مورد صلاحیت هیات نظارت، مشتمل بر دو بخش است:
بخش اول بند مزبور، ناظر به احتمال بروز اختلاف میان اداره ثبت از یک سو و متقاضی ثبت از سوی دیگر است. به این معنی که صَرفِ نظر از احتمال بروز اختلاف بین متقاضی ثبت و اشخاص دیگر و یا وجود حالت تزاحم و تعارض در تصرفات آنها، ممکن است اصولاً میان اداره ثبت و متقاضی ثبت ملک از نظر قبول تقاضای ثبت، اختلاف روی دهد و اداره ثبت بنا به موانع و معاذیری که تشخیص می دهد، ملک مورد تقاضا را اساساً غیرِ قابل ثبت و یا مدارک و مستندات متقاضی را ناقص بداند. مثلاً، مورد تقاضا را از اراضی دولت یا اموال عمومی تشخیص دهد و یا این که تصرفات متقاضی را مالکانه تشخیص ندهد.
بند دوم بند مزبور، حاکی از وضعیتی است که از جهت قبول تقاضای ثبت، در تصرفات اشخاص حالت تزاحم و تعارض وجود داشته باشد. اختلافات بین متقاضی و دیگران، معمولاً در تزاحم و تعارض نسبت به تصرفات روی میدهد. دشواری ها زمانی خود را بیشتر نشان می دهند که هر متصرف علاوه بر داشتنِ تصرفات، مدارک و مستنداتی ارائه نماید و بر حقانیت ادعای خود چنان پای فشارد که اداره ثبت، تضاد و تقابل میان ادله طرفین را مانع از اتخاذ تصمیم به منظور پذیرش درخواست ثبت متقاضی، تشخیص دهد و ناچار شود موضوع را به اداره کل ثبت استان، جهت طرح در جلسه هیات نظارت ، گزارش نماید.
پس، هرگاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص و اداره ثبت محل، اختلاف حاصل شود و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد، بنا به دستور مقرر در بند 1 ماده 3 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی ثبت، مرجع اداری باید کلیه مدارک طرفین را خذ کند و با تعیین وقت مناسب، آنها را به وسیله اخطار جهت معاینه محل دعوت نماید و متذکر شود که عدم حضور طرفین مانع از رسیدگی نخواهد بود. ضمناً اعلام کند که هر یک از طرفین تا قبل از وقت رسیدگی می تواند برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف دیگر، به اداره ثبت محل مراجعه نماید. اداره ثبت، همچنین باید در وقت مقرر، با معاینه محل و تحقیق محلی، نسبت به تصرفات طرفین رسیدگی و مراتب را صورت مجلس کند و اظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید نماید و به امضای حاضرین برساند و چگونگی موضوع را با ارسال سوابق و اظهار نظرِ صریح مبنی بر این که چه شخصی متصرف است و تصرفات او به چه نحو می باشد، به هیات نظارت گزارش و کسب تکلیف کند.
همچنین، در مواردی که بعد از قبول درخواست ثبت، دیگری مدعی شود که در پذیرش تقاضای ثبت ملک اشتباه شده است و ادعا نماید که متقاضی ثبت، متصرف مورد تقاضا نبوده است و خود مدعی تصرف حین تقاضای ثبت شود، اداره ثبت محل باید مدارک مدعی را مطالبه نماید و چگونگی امر را ضمن ارسال کلیه سوابق و اظهار نظر صریح مبنی بر این که ادعای مدعی با توجه به سوابق تا چه حد مقرون به واقع به نظر می رسد، به اداره کل ثبت استان متبوعه گزارش کند و اداره کل ثبت استان نیز با توجه به سوابق امر در صورتی که معاینه محل و تحقیقات محلی را لازم بداند، دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد.
چنانچه اداره کل ثبت استان، معاینه و تحقیقات محلی را ضروری بداند، اداره ثبت محل باید با تعیین وقت مناسب، طرفین را برای معاینه محل و تحقیقات محلی دعوت کند و در اخطار مربوطه تذکر دهد که عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود و نیز متذکر شود که هر یک از طرفین می توانند برای ملاحظه و اطلاع از مدارک تسلیمی طرف مقابل، تا پیش از وقت رسیدگی، به اداره ثبت محل مراجعه نمایند و اداره ثبت هم مکلف است با معاینه محل و تحقیق از شهود و مجاورین معلوم کند که ملک مورد ادعا، حین تقاضای ثبت در تصرف مالکانه چه شخصی بوده است و همچنین در موقع رسیدگی در تصرف کیست و مراتب را در صورتمجلس قید نماید و اظهارات طرفین و شهود را نیز ذکر کند و به امضای طرفین و شهود و افراد ذینفع برساند و سپس گزارش جریان را با اظهار نظر صریح تهیه و کلیه سوابق لازم را ضمیمه و به اداره کل ثبت استان جهت طرح در جلسه هیات نظارت ارسال کند. بنابراین، در صورتی که راجع به پذیرفتن تقاضای ثبت ملک، بین اداره ثبت محل و اشخاص دیگر از جمله متقاضی، اختلاف روی دهد و یا این که از طرف سایر اشخاص، نسبت به مورد تقاضای ثبت ادعایی مطرح شود، رسیدگی به اختلاف یا ادعا در صلاحیت هیات نظارت خواهد بود.
2) بند 2 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، ناظر به اختیارات هیات نظارت در خصوص ابطال اشتباهات موثری است که در جریان مقدماتی ثبت ملک روی می دهد و هیات نظارت را نه تنها برای ابطال آن اشتباه، واجد صلاحیت معرفی می کند، بلکه به هیات نظارت اختیار ابطال عملیات بعدیِ متاثر از اشتباه مزبور را نیز واگذار می نماید. واضح است که هیات نظارت، بر اساس قسمت اخیر بند مذکور، ضمن اِبطال آنچه اشتباهِ متاثر از آن تشخیص می دهد، حسب مورد دستور تجدید و یا تکمیل و یا اصلاح عملیات ثبتی را صادر خواهد کرد.
اشتباهات و یا از قلم افتادگی های موثری که در عملیات مقدماتی ثبت ملک روی می دهد، معمولاً به صورت اشتباه و یا از قلم افتادگی در نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت، تابعیت او، سِمَتِ دهنده اظهارنامه ثبتی نسبت به متقاضی، محل وقوع ملک، بخش ثبتی، پلاک های اصلی و فرعی، نوع ملک، مساحت آن، میزان سهام مورد تقاضا، حقوق ارتفاقی و امثال آنهاست که بر اساس رای هیات نظارت، آن اشتباه موثر ، ابطال و جریان ثبت ملک طبق مقررات و حسب مورد، اصلاح و یا تجدید و یا تکمیل می شود.
مبحث هفتم- اصلاح یا تجدید یا تکمیل عملیات ثبتی
همچنین، در صورتی که به علت اشتباهات و یا از قلم افتادگی های مذکور و یا به هر علت دیگر که در جریان مقدماتی ثبت ملک روی داده باشد و آن اشتباه، در آگهی های نوبتی و یا تحدیدی موثر بوده و ملک هنوز ثبت دفتر املاک نشده باشد، هیات نظارت واجد صلاحیت رسیدگی است و حسب مورد دستور مقتضی را به واحد مربوطه صادر می نماید. گفتنی است که اصلاح یا تجدید یا تکمیل عملیات ثبتی، به طور معمول با تجدید آگهی نوبتی ملک مورد تقاضا ملازمه دارد و البته تجدید هر یک از عملیات ثبتی – به ویژه تجدید آگهی ها – باید به صراحت و به دور از هر ابهام در رای هیات نظارت قید شده باشد.
با وجود این، پاره ای از نویسندگان، با در نظر گرفتن مفاد ماده 66 آیین نامه قانون ثبت که حاکی از عدم جواز انتشار آگهی تحدیدی تا پیش از انتشار اولین آگهی نوبتی است، بر این باورند که با صدور رای هیات نظارت مبنی بر تحدید آگهی نوبتی، باید آگهی تحدیدی هم